Ketteristä hankinnoista parhaat lähtökohdat palvelu- ja ohjelmistokehitykseen

Julkisen sektorin ulkopuolisten asiantuntijoiden hankintakäytännöt eivät ole uudistuneet, vaan ne noudattavat suurilta osin vesiputousmallia. Tällöin hankinta on hajautettu osiin ja ostaminen perustuu ennalta tarkasti sovittuihin suunnitelmiin ja määrityksiin – käyttöliittymäsuunnittelu ja toteutus on pilkottu omiin hankintakokonaisuuksiinsa, toteutuksen reunaehdot on lukittu ja hinnoittelumalli on joko kiinteä tai tavoitepohjainen.

Edellä mainitut asiat tekevät hankkeen muutoshallinnasta raskasta ja kallista. Samalla hankkeen tavoite hämärtyy ja tiimin jäsenten motivaatio hyödyntää yhteistä osaamista vähenee. Valmiiksi määriteltyjen askelmerkkien seuraaminen kannustaa useimmiten vain oman suorituksen optimointiin. Perinteisessä hankintamallissa ei huomioida sitäkään, että ketterässä kehittämisessä myös osaamisen tarve vaihtuu vaiheittain. Tiimiä pitää pystyä skaalaamaan tarpeen mukaan ylös- tai alaspäin, jolloin tilaaja saa käyttöönsä kutakin työvaihetta parhaiten palvelevat osaajat.

Ketterään kehittämiseen kannattaa pyrkiä siksi, että se mahdollistaa loppukäyttäjien kuuntelemisen sekä nopean reagoinnin muutostarpeisiin ja sitä kautta kustannustehokkaan toimintatavan. Tällöin hankinnat on tehtävä siten, ettei tiimi ajaudu toteuttamaan valmiita määrittelyjä ja tarkkoja suunnitelmia. Niiden sijaan tiimille annetaan selkeä visio ja tavoitteet, joihin halutaan tähdätä, sekä määritellään näitä tukevat mittarit.

Ketterän hankinnan lähtökohdat

Ymmärrys hankkeen tavoitteista ja ratkaistavasta ongelmasta auttaa suunnittelemaan sellaisen tiimirakenteen, joka tuottaa eniten lisäarvoa hankkeen kuhunkin vaiheeseen. Kannattaa huomioida sekin, että tiimin rakenne saattaa muuttua hankkeen eri vaiheissa – esimerkiksi ohjelmistoprojektien alussa korostuvat kokonaisarkkitehtuurin sekä käyttöliittymän suunnittelun ja myöhemmin kehittäjien rooli.

Myöskään tietyn osa-alueen kallista erikoisosaamista ei välttämättä tarvita koko ajan, vaan on hyvä pohtia sitä, soveltuisiko osaan työvaiheista junior-tason osaaminen. Tällöin tilaaja pystyy säästämään hankinnan kustannuksissa ja tiimistä tulee sekä tiiviimpi että yhteistyökykyisempi. Lopputuloksen ja kustannustehokkuuden kannalta paras yhdistelmä ei ole joukko tiukkoja mielipiteitä omaavia senior-tason ihmisiä – ”yksisarvisia”, jotka toimittaja vaihtaa tilaisuuden tullen tuottavampiin projekteihin. Tilaajan näkökulmasta paras vaihtoehto on yhteen hiileen puhaltava, sitoutunut ja monialainen tiimi, jossa osaamista ja ideoita jaetaan, eivätkä kehittäjät juutu yksilöllisiin tehtäviinsä. Silloin tavoitteena säilyy hankkeessa yhdessä onnistuminen ja yhteistyömalli tukee vahvaa me-ajattelua tilaajan ja toimittajan välillä.

Askeleet ketteriin hankintoihin

Käytännössä ketterät hankinnat koostuvat kolmesta asiasta: hankkeen tavoitteen kirkastamisesta, oikeiden asioiden arvottamisesta kilpailutuksissa sekä hankintaprosessien ketteröittämisestä.

Hankkeen tavoitteen kirkastamisessa ratkaisevaa on aktiivinen vuorovaikutus. Tilaajan ensimmäinen tehtävä on laajentaa näkemystään markkinoilla sekä asettaa hankinnan kärjeksi liiketoimintansa ja loppukäyttäjien tarpeet. Hankintayksikön tulee käydä jatkuvaa vuoropuhelua tarjoavien osapuolien kanssa. Tarjoajalle on hyvä esittää kysymys siitä, kuinka hyvin hän ymmärtää tilaajan ongelman sekä miten hän ratkaisisi sen ilman yksityiskohtaisempia ohjeita. Laatukriteerinä voi olla esimerkiksi projektisuunnitelma, jonka rungon hankintayksikkö tarjoaa ja jonka eri osa-alueet pisteytetään.

Kilpailutuksissa kannattaa korostaa tarkan yksilöarvioinnin tai hinnan sijaan sitä, kuinka monipuolista ja ketterään kehitykseen kykenevää osaamista kilpailutettavat yritykset tarjoavat. On tärkeää, että yritys, jolta osaamista ostetaan, ymmärtää ja osaa soveltaa ketteriä käytäntöjä sekä pystyy skaalaamaan tiimiä joustavasti tarpeen mukaan. Oleellista on sekin, että tiimi pystytään rakentamaan monialaisesti hankkeen tavoitteisiin vastaten. Usein tiimin hankkiminen yhdeltä kumppanilta edesauttaa siihen, että koko tiimillä on jo yhteneväiset ja vakiintuneet toimintamallit. Hankittaessa yksittäisiä henkilöitä eri toimijoilta, täytyy tilaajalla olla mahdollisuus ja resurssit yhtenäisen työkulttuurin sekä toimintatapojen rakentamiseen.

Kilpailutuksissa kannattaa kiinnittää huomiota myös siihen, että asetetut kriteerit tuovat kilpailijoiden välille riittävästi erottautuvuutta. Tässä kannattaa soveltaa monipuolisia arviointitapoja, kuten haastatteluja, työnäytteitä sekä motivaation ja tiimidynamiikan arviointia – tuskin kukaan haluaisi palkata itselleen työkaveria vain Excel-taulukon perusteella. Ketterää hankintaa tekevillä on oltava riittävä ymmärrys siitä, millaisia kyvykkyyksiä on tarjolla, sekä millainen on osaajien yhteisvaikutus.

Koko hankintaprosessia pitää pystyä myös lainsäädännön keinoin ketteröittämään. Tämän hetken hankintalain mukaista innovaatiokumppanuuden mahdollisuutta sekä puitesopimusten rinnalle tullutta dynaamista hankintajärjestelmää kannattaa hyödyntää mahdollisimman laajasti.

Ketterät hankinnat julkisen sektorin mahdollistajina

Laadukkaaseen ketterään hankintaan kannattaa kiinnittää huomiota. Kun palveluja ja ohjelmistoja kehittämään saadaan uusia toimijoita, tapahtuu julkisen sektorin ja yhteiskunnan kipeästi kaipaamaa muutosta. Ketterän kilpailutuksen edut näkyvät työnteon sujuvuudessa ja tuottavuudessa, nopeassa reagointikyvyssä ja mikä tärkeintä – ihmiskeskeisissä ja pidetyissä palveluissa. Ketterät hankinnat ovat parasta strategista hankintaa, sillä ne perustuvat tavoitteellisuuteen. Lisäksi ketterä kehittäminen tukee myös hankintalain tavoitteita tehostaa julkisten varojen käyttöä sekä edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen toteutumista. Miksi emme purkaisi siiloja myös hankintojen tekemisessä?

Katja Metsola, Vice President, Futurice

Anniina Lehtinen, Business Director, Futurice

Kirjoittajat työskentelevät Futuricella pyrkien tarjoamaan asiakkaiden tavoitteisiin parhaiten vastaavaa osaamista.

Julkisiin hankintoihin erikoistuneelle Hankintakumppanit Oy:lle julkinen hankinta merkitsee mahdollisuutta luoda onnistuneita sopimussuhteita. Juristi, yrittäjä ja Hankintaturisti-blogin kirjoittaja Sanna Kronström tarjoaa hankintojen kehittämiseen selkeän näkemyksen:

Tavoite maailman parhaasta julkishallinnosta ja ihmislähtöisistä palveluista toteutuu yhdessä tekemällä. Lue lisää lähestymistavastamme ja asiakastöistämme julkishallinnon parissa täältä.