Päijät-Häme: Terveydenhuollon organisaation digitaalisen maturiteetin vahvistaminen

Digitalisaatio auttaa Päijät-Hämeen hyvinvointialuetta vastaamaan terveyssektorin haasteisiin, kuten väestön ikääntymiseen, verotulojen supistumiseen sekä työntekijäpulaan. Siksi organisaatio on luonut kolmivuotisen digitaalisen strategian tiekartan, jonka tavoitteet ovat:

• lisätä organisaation tietoisuutta digitaalisista työkaluista ja mentoroinnista
• digitaalisen maturiteetin tunnistaminen ja kasvattaminen
• tehokkaan toimintamallin rakentaminen digitaaliselle mentoroinnille ketterällä ja ihmiskeskeisellä lähestymistavalla
• muutosjohtaminen iteratiivisten toimintamallien, palvelumuotoilun ja asiakaslähtöisen palvelukehityksen avulla.

Digitaalisen maturiteetin vahvistaminen mahdollistaa paitsi kustannustehokkuuden, myös työskentelytapojen sekä asiakas- ja työntekijäkokemuksen parantamisen. Kuitenkaan näitä tavoitteita ei saavuteta hetkessä, eikä ilman henkilöstön osallistamista. Jotta vaikutuksista tulisi pysyviä ja digitalisaatiosta osa arkirutiineja, terveydenhuollon ammattilaiset tarvitsevat jatkuvaa tukea. Lisäksi heidän työtään on muotoiltava siten, että tunnistetaan ne tilanteet, joissa digitalisaatiosta on eniten hyötyä. Siksi Päijät-Hämeen hyvinvointialue on muodostanut sisäisen digitaalisen mentorien tiimin, joka koostuu aiheesta kiinnostuneista terveydenhuollon työntekijöistä, kuten kätilöistä, sairaanhoitajista, äitiysneuvoloiden ohjaajista sekä sosiaalityöntekijöistä.

Mentorointiohjelman jatkuttua neljä kuukautta Päijät-Hämeen hyvinvointialue oli valinnut mentorit, rakentanut heidän työidentiteettinsä sekä kouluttanut heitä. Nyt oli aika keskittyä mentorien asenteeseen sekä uudistaa kulttuuria kohti digitalisaation edellyttämää itseohjautuvuutta. Yhteistyössä toteutettu mentorointiprosessi on keskeinen osa hyvinvointialueen kolmivuotisen digitaalisen strategian jalkauttamista.

Työskentelimme mentorointiohjelman kaikilla tasoilla: projektissa, mentoroinnissa, palveluissa, toimintamalleissa ja ohjelmistoissa. Lähestymistapamme perustui ihmiskeskeiseen muutosjohtamiseen, iteratiivisiin toimintamalleihin sekä asiakaskeskeiseen palvelukehitykseen.

Aloitimme työn haastattelemalla mentorit koskien heidän tarpeitaan ja odotuksiaan. Samanaikaisesti kirkastimme yhteiset tavoitteet sekä loimme tiekartan projektitasolla. Seuraavaksi keskityimme Päijät-Hämeen hyvinvointialueen ohjelmistojen käyttöön haastattelemalla heidän tärkeimmät ohjelmistotoimittajansa, keskittyen erityisesti Teamsiin ja chatbottiin. Näistä jälkimmäinen on hyvä esimerkki siitä, että useimmiten onnistunut muutos on 75 prosenttisesti riippuvainen ihmisistä ja vain 25 prosenttisesti teknologiasta.

Ensimmäisen kuukauden jälkeen aloitimme muotoilemaan ja testaamaan uusia mentorointimalleja, kattaen sisäisen viestinnän kehittämisen, henkilöstön tarpeiden tunnistamisen, asiakaspalautteen keräämisen sekä kokeilut erilaisista ketteristä rituaaleista ja työskentelytavoista. Luodaksemme digityönkalujen käyttöönottoa nopeuttavan digimentorien palveluportfolion, muodostimme asiakassegmentit, arvolupauksen sekä muotoilimme palvelut. Lisäksi teimme ehdotukset jatkokehityksestä.

Digimentorointikokeilu on onnistunut. Prosessin myötä Päijät-Hämeen hyvinvointialueen digitaalinen maturiteetti lisääntyi 20.6 %. Uudet työkalut ja mentorointi tarjoavat organisaatiolle, henkilöstölle ja Päijät-Hämeen asukkaille lukuisia hyötyjä. Ydintyön tehostamisen ansiosta hyvinvointialue kykenee vastaamaan resurssihaasteisiinsa paremmin – esimerkiksi chatbot-automaatio tehostaa asiakaspalvelua siten, että asiakkaita voidaan hoitaa entistä useammin etänä.

Digityökalut ja mentorointi vähentävät työn fyysistä ja henkistä kuormitusta, tukien terveydenhuollon työntekijöitä heidän vaativissa tehtävissään sekä vapauttaen aikaa ihmisten kohtaamisiin. Ohjelma on todistanut itseohjautuvien työtaitojen, vertaistuen, jatkuvan oppimisen ja itsensä kehittämisen vaikuttavuuden. Kun ihmiset pääsevät osallistumaan, heidän motivaationsa ja tehokkuutensa lisääntyy. Työssä hyödynnettävät ketterät menetelmät mahdollistavat sopeutumisen jatkuvasti muuttuvaan toimintaympäristöön. Lopputuloksena Päijät-Hämeen hyvinvointialueen asiakkaat saavat enemmän ja parempia terveyspalveluita – toisin sanoen digitaaliset hoitopolut parantavat asiakaskokemusta ja tehostavat palvelutuotantoa. Hyvinvointialueella on nyt myös tiekartta digimentorointiohjelman jatkamiseksi. Lisäksi mentorointiprosessi on sitouttanut henkilöstöä luomalla heidän urapoluilleen luonnollisen jatkumon.