Julkisen sektorin tulevaisuus syntyy dataa hyödyntämällä

Datakyvykkyydellä tarkoitamme organisaation valmiutta hyödyntää eri lähteistä saatavaa tietoa ongelmien ratkaisemiseen ja toiminnan kehittämiseen. Datakyvykkyydestä on hyötyä niin rutiinitehtävissä kuin strategia- ja johtamistyössä, jossa tarvitaan ajantasaista tilannekuvaa sekä ymmärrystä erilaisia ilmiöistä ja trendeistä. Pohjimmiltaan datakyvykkyys on ihmisten ymmärryksen lisäämistä, joka vaikuttaa suoraan asiakas- ja työntekijäkokemukseen. Siksi datakyvykkyys on koko organisaation yhteinen asia, ei koskaan yksin teknologiayksikön. Datan paradigma on yksi aikamme tärkeimpiä muutoksia: sen ytimessä on kyky muuttaa ihmisten käyttäytymistä tiedon avulla kohti parempaa. Se avaa eteemme tulevaisuuden, joka on täynnä ennennäkemättömiä mahdollisuuksia.

Avoimuus lisää vaikuttavuutta

Datakyvykkyyden lisääminen auttaa julkisen sektorin organisaatioita vastaamaan aikamme haasteisiin. Sen avulla voidaan esimerkiksi mallintaa ja kehittää virastojen tai tiimien välistä yhteistyötä, purkaa aikojen saatossa muodostuneita siiloja sekä rakentaa ekosysteemejä. Dataa hyödyntämällä voidaan poistaa turhia rutiineja, tehostaa tiedonkulkuja sekä kehittää ihmislähtöisiä palveluja.

Kun tieto on tarvitsijoidensa hyödynnettävissä, selvitysten tarve vähenee ja laaja-alaistenkin ongelmien ratkaiseminen helpottuu. Datakyvykäs organisaatio kykenee löytämään tietomassoista sellaista tietoa, joka auttaa asiantuntijoita heidän työssään – uudet teknologiat tunnistavat ja ennustavat sekunnin murto-osissa ilmiöitä, joiden havaitseminen olisi ihmiselle aikaa vievää tai jopa mahdotonta. Näin ollen organisaatiossa voidaan tapahtuneeseen reagoinnin lisäksi aidosti valmistautua tulevaan.

Datakyvykkyyden mahdollisuudet ovat monet: Kuinka paljon tehokkaampi ja tuloksellisempi julkinen sektori olisi, jos se tunnistaisi kansalaisten käyttäytymiseen ja hyvinvointiin liittyviä tekijöitä reaaliajassa tai jopa ennakoiden? Tai jos eri virastojen tieto ja osaaminen olisivat toistensa ulottuvilla? Kuvittele esimerkiksi jos sinulla olisi sinua kiinnostavien virastojen julkisten pöytäkirjojen kaikki tieto saatavilla ja valmiiksi analysoituna. Jo niiden sisällöistä voidaan esimerkiksi päätellä, mitkä ilmiöt ovat ajankohtaisia, millaisia päätöksiä on tehty ja keneltä löytyy mitäkin tietoa tai osaamista. Teknologia esimerkiksi pöytäkirjojen analysointiin on jo olemassa ja helposti sovellettavissa. Datakyvykkyys on myös kykyä lähestyä ongelmien ratkaisua uudella tavalla, datalähtöisesti, sekä innovoida tapoja haastaviin kysymyksiin vastaamiseksi datan avulla.

Datakyvykkyys ja innovatiivinen tapa lähestyä ihmisten tarpeita on todettu hyödylliseksi myös yksityisten sektorin palvelu- ja tuotekehityksessä: esimerkiksi Coca-Colan Freestyle-virvoitusjuomakoneen käyttäjät voivat valita juomaansa erilaisia makuja, ja valmistajan tunnistettua suosituimmat yhdistelmät, se lisää ne tuotevalikoimaansa. Datakyvykkäät yritykset tarjoavat ihmiskeskeisiä palveluja sekä lisäävät tehokkuuttaan – miksi julkinen sektori ei toimisi samoin?

Miten datakyvykkyyttä lähdetään rakentamaan?

Datakyvykkyyden kehittäminen alkaa strategiselta tasolta tunnistamalla organisaation perustehtävälle keskeinen tavoite, joka halutaan saavuttaa fiksummin. Kun tavoite on tunnistettu, tunnistetaan sen saavuttamista hidastava organisaation tai asiakkaan ongelma, joka on mahdollista ratkaista datalla.

Kun ongelma-alue on tunnistettu, rakennetaan ensimmäinen prototyyppi ketterän kehityksen käytännöillä. Alussa tunnistetaan tarvittavia datalähteitä ja haastatellaan tulevan ratkaisun käyttäjiä ja/tai asiakkaita. Kehittyneen analytiikan avulla yhdistetään valittuja tietolähteitä sekä tunnistetaan eri muuttujia jotka ovat keskeisiä ongelman ratkaisemiseen. Samalla varmistetaan käyttäjälähtöisyys, eli että tieto aina esitetään tarvitsijoilleen hyödyllisessä muodossa. Ratkaisua kehitetään aktiivisessa vuorovaikutuksessa työntekijöiden, asiantuntijoiden ja asiakkaan kanssa jatkuvasti parantaen. Kertaluontoisen projektin sijaan, prototyyppiä rakentaessa organisaatiolle luodaan uudenlainen datalähtöinen toimintamalli.

Vaikka kone tarjoileekin uutta hyödyllistä tietoa päätöksenteon tueksi, lopulta päätökset tekee kuitenkin ihminen. Siksi datakyvykkyyttä kehittävät ratkaisut on rakennettava niin, että ne tukevat niitä hyödyntävien ihmisten päivittäistä työtä. Datakyvykkyys ei tee ihmisistä tarpeettomia, vaan auttaa heitä keskittymään oikeisiin asioihin, mikä lisää työn mielekkyyttä. Pidemmällä aikavälillä organisaation kokonaiskyvykkyys kasvaa, mikä lisää sen vaikuttavuutta. Mitä paremmin kansalaisten käyttäytymistä ja tarpeita kyetään ymmärtämään ja ennakoimaan, sen parempia palveluja heille voidaan tarjota.

Hyvä esimerkki julkisen sektorin datakyvykkyyden kehittämisestä on Helsingin kaupungille toteuttamamme konsepti: yhdistelemällä muun muassa työllisyys-, liikkuvuus- ja toimialakohtaista dataa, kaupunki kokeilee miten koronakriisin vaikutuksia ja mahdollisia korjaavia toimia voidaan paremmin kohdistaa. > Yksityisten ja julkisten toimijoiden dataa uudella tavalla yhdistämällä syntyy uutta ajattelua ja oivaltamista, joka auttaa fokusoimaan tekemistä haastavassa tilanteessa. > Markus Kühn, strategiajohtaja, Helsingin kaupunki

Yhteiskuntamme tulevaisuuden elinvoimaisuus ja kilpailukyky perustuvat kyvykkyyteemme hyödyntää dataa. On aika hyödyntää entistä paremmin julkisen sektorin arvokasta tietopääomaa.

Tuomas Syrjänen, tekoälyjohtaja, perustaja, hallituksen jäsen

Villiam Virkkunen, asiantuntija, kulttuurinmuutos, resilienssi ja innovaatiot

Kirjoittajat työskentelevät Futuricella datan inhimillisiä mahdollisuuksia edistäen.

Tavoite maailman parhaasta julkishallinnosta ja ihmislähtöisistä palveluista toteutuu yhdessä tekemällä. Lue lisää lähestymistavastamme ja asiakastöistämme julkishallinnon parissa täältä.