Tietojärjestelmän tärkein ominaisuus on ihmiskeskeisyys

Julkishallinnon nykyiset tietojärjestelmät eivät auta ihmisiä onnistumaan työssään, vaan ne on tehty toteuttamaan lähtökohtaisesti kahta asiaa: pakottamaan käyttäjät noudattamaan prosessia tai konsolidoimaan manuaalisesti syötettyä tietoa organisaation tarpeisiin. Tästä seuraa se, etteivät nykyiset tietojärjestelmät ole yhteensopivia ketterien toimintamallien kanssa, joissa tietojärjestelmien tulisi joustavasti auttaa datan perusteella käyttäjiä onnistumaan työssään.

Tietojärjestelmäuudistuksia voidaan harvoin kutsua kehityshankkeiksi, sillä useimmiten kyseessä on vanhojen prosessien digitalisointi. Yksittäisille hallinnon aloille toteutetut järjestelmät tuottavat ainoastaan lisää siiloutunutta dataa. Myöskään tietojärjestelmien siirtäminen pilveen ei edistä esimerkiksi jatkuvaa oppimista tai toimintatapojen kehittämistä.

Edellä mainittu tilanne koskettaa käytännössä kaikkia julkisen sektorin tietojärjestelmiä, mikä vaikuttaa myös kansalaisille tarjottujen palvelujen laatuun. Olemme nähneet liian monta esimerkkiä siitä, kuinka palvelujen digitalisointi on käytännössä tarkoittanut lomakkeiden sähköistämistä, tai kuinka huonot palvelukokemukset ovat vahvistaneet mielikuvaa vaikeasti lähestyttävästä julkisesta sektorista. Suomi on digitalisaation kärkimaita, mutta esimerkiksi Singaporessa kansalaispalvelut sisältävät palvelulupauksen vasteajoista sekä tarjoavat monin tavoin suoraviivaisempia prosesseja.

Tulevaisuus on ihmiskeskeinen

Entä jos julkisen sektorin tietojärjestelmät palvelisivat käyttäjiään henkilökohtaisesti ja älykkäästi? Silloin niitä ei koettaisi pakollisena pahana, vaan työtä helpottavina ja kehittymistä tukevina työkaluina. Kallista aikaa ei kuluisi esimerkiksi toiminallisuuksien etsimiseen ja vaivalloisiin työnkulkuihin, vaan tietojärjestelmät tunnistaisivat ihmisten yksilölliset tarpeet ja tottumukset, auttaen heitä sekä tavoitteiden saavuttamisessa että henkilökohtaisessa kehittymisessä. Ketterien ja moniosaavien tiimien yhteistyö tehostuisi entisestään, tiedon ollessa jatkuvasti tarvitsijoidensa ulottuvilla. Osaprosessien optimoinnin tilalle tulisi parempi kokonaistehokkuus, lukuisten ulkoistamista vaatineiden tehtävien jäädessä automaation huolehdittaviksi.

Kun ihmiskeskeisten tietojärjestelmien avulla rakennetaan kansalaispalveluja, voi asiakaskokemus nousta kokonaan uudelle tasolle. Parhaimmillaan ihmiskeskeisyys voi auttaa muodostamaan eri virastot yhdistävän kansalaisportaalin, jossa asiointi on henkilökohtaista, keskitettyä ja vaivatonta. Reaaliaikaisen tiedonkulun sekä yksilölliset tarpeet huomioivien teknologioiden avulla kansalaiset kulkevat saumattomilla palvelupoluilla, nauttiessaan laadukkaista digitaalisista ja henkilökohtaisista palveluista.

Markkinointialalla osataan tunnetusti tarttua kansalaisten elämäntilanteisiin tunnistamalla ihmisten tarpeita saatavilla olevaa tietoa hyödyntäen, mutta julkisella sektorilla on tähän vähintään yhtä hyvät mahdollisuudet. Lupaava esimerkki kehityksestä on kansallinen tekoälyohjelma, Aurora AI. Lisäksi ihmiskeskeisten tietojärjestelmien kehittäminen on mahdollista aloittaa jokaiselle organisaatiolle sopivin askelin.

Uudista tietojärjestelmät – ilman järjestelmäuudistuksia

Julkisen sektorin tietojärjestelmät ovat massiivisia, ja niiden muuttaminen on joko työlästä tai jopa mahdotonta. Siksi tarvittava toiminnallisuus kannattaa rakentaa näiden massiivisten tietojärjestelmien päälle, eikä muokata itse tietojärjestelmää. Tämä on mahdollista vain silloin, kun tietojärjestelmä tarjoaa avoimet rajapinnat ohjelmistojen yhdistämiseksi – näin tiedonkulusta saadaan reaaliaikaista ja automaattista. Avoimien rajapintojen tulisikin olla tietojärjestelmien ensimmäinen ja tärkein hankintaperuste.

Kun tietojärjestelmien teknologinen soveltuvuus on varmistettu, on aika siirtyä konkreettisen haasteen äärelle: mitä tukitoiminnallisuuden halutaan tekevän ja miksi? Auttaako ratkaisu organisaation työntekijöitä, vai ollaanko ainoastaan digitalisoimassa nykyistä prosessia? Kun oikeat vastaukset on löydetty, aloitetaan ohjelmiston rakentaminen aktiivisessa vuorovaikutuksessa organisaation kaikilla tasoilla. On tärkeää, että kuulluksi tulevat niin tietojärjestelmän käyttäjät kuin ylin johto. Vuosia kestävien järjestelmähankkeiden sijaan kyse on vain viikkojen tai kuukausien työstä. Ketterän kehityksen käytännöillä rakennettua ohjelmistoprototyyppiä voidaan kehittää ja laajentaa sujuvasti yhtä matkaa kulttuurinkehityshankkeiden tai toimintaympäristön muutosten kanssa.

Futuricella olemme räätälöineet vastaavalla tavalla omia tietojärjestelmiämme ihmislähtöisiksi sekä auttaneet kymmeniä organisaatioita hyödyntämään tietojärjestelmiään ihmiskeskeisesti. Onko seuraavaksi sinun organisaatiosi vuoro?

Tuomas Syrjänen, tekoälyjohtaja, perustajajäsen, hallituksen jäsen

Kirjoittaja työskentelee Futuricella datan inhimillisiä mahdollisuuksia edistäen.

Tavoite maailman parhaasta julkishallinnosta ja ihmislähtöisistä palveluista toteutuu yhdessä tekemällä. Lue lisää lähestymistavastamme ja asiakastöistämme julkishallinnon parissa täältä.