Menestyvä organisaatio tukee tuoteomistajaa – näin pidät ketterän hankkeen pyörät pyörimässä

Tuoteomistajan tehtäviin kuuluvat ketterän hankkeen asiakaslähtöisen tavoitteen kirkastaminen, tavoitteesta johdetun kehitysjonon sisällön tuottaminen ja priorisointi sekä edellä mainituista asioista viestiminen. Ketterässä viitekehyksessä tuoteomistaja omistaa tuotteen sekä tekee sitä koskevat päätökset. Laajoissa hankkeissa tuoteomistajia voi olla kaksikin, jolloin toinen heistä vastaa esimerkiksi käyttäjäkokemuksesta ja toinen teknologiasta.

Ketterän hankkeen tulisi olla tuoteomistajan lempilapsi, jota hän hoivaa kuin omaansa. Kuitenkin reaalimaailmassa todellisuus on usein toinen – tuoteomistajalla ei ole joko riittävästi päätösvaltaa tai organisaation eri osa-alueita koskevaa tietoa päätösten tekemiseen. Toisinaan tuoteomistajan roolia rajoittaa jopa lainsäädäntö. Olipa syy mikä hyvänsä, seurauksena ketterän hankkeen edistyminen hidastuu, kustannukset kasvavat ja tuoteomistajan sekä tiimin motivaatio laskee. Tuoteomistaja saattaa tuntea olevansa puun ja kuoren välissä, kun eri sidosryhmien odotukset eivät kohtaa. Lopulta tämä vaikuttaa kielteisesti niin asiakaskokemukseen, kilpailukykyyn kuin tulokseenkin. Mikä avuksi ja miten onnistua ketterissä hankkeissa?

Johto tuoteomistajan tukena

Jotta tuoteomistaja kykenee tekemään rooliinsa kuuluvia päätöksiä, tarvitsee hän niiden edellyttämän mandaatin – onnistuneita ketteriä hankkeita yhdistää avoimuus ja luottamus. Luottamuksen rakentaminen ketterää hanketta kohtaan alkaa muun organisaation ymmärrettyä sen, että ketterää kehittämistä tehdään arvioimalla jatkuvasti niin vaatimuksia kuin toteutettua työtä. Siksi hankkeessa sovellettavat ketterät menetelmät on esiteltävä kaikille sidosryhmille ajoissa etukäteen.

Johdon näkökulmasta on ensisijaisen tärkeää, että heillä on näkyvyys tuoteomistajan tekemään priorisointiin, eikä ainoastaan hankkeelle asetettuihin tavoitteisiin. Silloin he voivat antaa tuoteomistajalle lisää vastuuta, ja kehittäminen etenee sujuvasti. Tuoteomistajan ja tiimin on puolestaan pidettävä muu organisaatio ajan tasalla työn etenemisestä. Kommunikoinnissa tärkeää on yhteinen kieli – tuoteomistajan kannattaakin muistaa tulkata tekniset asiat johdolle ja toisaalta liiketoimintanäkökulma kehittäjille. Erinomaisen kanavan osallistamiseen tarjoavat demot, joihin kutsutaan sidosryhmät ylempää johtoa myöten. Ne antavat mahdollisuuden jakaa kokemuksen siitä, mitä ketterässä tiimissä oikeasti tehdään, sekä innostaa muita.

Julkisella sektorilla voi olla vaikeaa luopua ohjausryhmätyöskentelystä. Silloin on tärkeää, että ohjausryhmä osallistuu aktiivisesti ketterään hankkeeseen esimerkiksi antamalla palautetta ja kehitysideoita demoissa sekä sallimalla tuoteomistajan tehdä organisaation muiden osien kanssa sopivasti linjassa olevia päätöksiä. Tarvittaessa ohjausryhmä tukee tuoteomistajaa päätöksenteossa ja raivaa kehityksen esteitä.

Kuinka ketterästä hankkeesta tehdään sujuvampi

Lähtökohta hankkeiden sujuvoittamiseen on tiimin sisäinen tiedonkulku. Esimerkiksi silloin, kun ohjelmistokehittäjät havaitsevan riskin teknisestä velasta, tulee heidän kertoa siitä tuoteomistajalle. Hankkeessa tehtävälle työlle asetettuja kriteerejä on seurattava aktiivisesti ja työn tulokset esiteltävä tuoteomistajalle vasta silloin, kun tehty työ täyttää kriteerit. Lisäksi ohjelmistokehittäjien kannattaa paneutua hankkeen konseptiin sekä ratkaistavaan ongelmaan, sillä silloin vuorovaikutus on helpompaa. Kun kaikki osapuolet ymmärtävät sekä asiakkaan haasteet että tekniset edellytykset, kenenkään ei tarvitse asettua puolustuskannalle. Vastakkainasettelulta vältytään keskinäisellä ymmärryksellä ja avoimuudella. Tuoteomistaja on osa tiimiä silloinkin, kun hän on maksava asiakas.

Toisinaan hankkeen sujuvuuden esteenä voivat olla järjestelmät. Ennen hankkeen aloittamista onkin hyvä pohtia esimerkiksi sitä, millaisia raportointijärjestelmiä oikeasti tarvitaan ja mitkä työvaiheet olisi mahdollista automatisoida. Tuoteomistaja ei ole myöskään projektipäällikkö vaan substanssiosaaja, jonka arvokasta aikaa ei tule kulua raportointiin. Niin sanottujen mekaanisten rutiinien sijaan tuoteomistaja voi osallistua esimerkiksi palvelumuotoiluun, jossa paras lopputulos saavutetaan yhdistämällä eri näkökulmat ja osaaminen. Kaikissa tapauksissa on muistettava se, että tuoteomistaja omistaa tuotteen, ja lopputulosten on tuettava tätä omistajuutta. Tuoteomistaja on se, joka tekee lopulliset päätökset.

Laajoissa ketterissä hankkeissa syntyy usein pitkiä arvoketjuja ja monimutkaisia riippuvuussuhteita esimerkiksi tiimien, toimittajien tai organisaatioiden eri osien välille. Tällöin tarvitaan paitsi osaamista skaalautuvista ketteristä malleista, myös suoraa vuorovaikutusta eri sidosryhmien välillä – tilanne, jossa kaikki asiat kulkevat tuoteomistajan tai -omistajien kautta, aiheuttaa paitsi turhaa kuormitusta, myös tietokatkoksia ja väärinkäsityksiä. Suoran kommunikoinnin ohella on tärkeää, että sidosryhmät pitävät toisensa ajan tasalla etenemisestä. Monimutkaisten riippuvaisuus- ja kommunikointisuhteiden ratkominen organisaation eri osioiden välillä ei kuitenkaan pitäisi olla tuoteomistajan vastuulla, vaan niitä pitää ratkoa yhdessä kokonaisuutena. Tähän monimutkaiseen palapeliin voi olla hyvä ottaa ulkopuolista apua esimerkiksi Futuricelta.

Kohti parempia prosesseja

Ketterä kehittäminen jatkuu kitkatta silloin, kuin sitä eivät hidasta pitkät päätöksentekoprosessit, hierarkia, kankeat järjestelmät tai raskaat rutiinit. Kun prosessi on toimiva, backlogissa riittää tehtävää, sprintit pyörivät ja asiakkaiden sekä sidosryhmien palautetta kerätään ja hyödynnetään jatkuvasti. Yllätyksiltä vältytään matkan varrella vain harvoin, mutta mikäli edellä mainitut asiat ovat lähtökohtaisesti kunnossa, ovat asiat hyvin. Tämä on mahdollista silloin, kun organisaatiot ja tiimit seisovat tuoteomistajan rinnalla. Se jos mikä on koko organisaation yhteinen etu.

Tämä kirjoitus on ketteryyteen keskittyvän blogisarjamme kolmas osa. Seuraavissa osissa käsittelemme muun muassa ketteriä menetelmiä ja arvomaailmaa, hankintaosaamisen ketteröittämistä sekä ketterää muutosjohtamista. Lähde mukaan muutosmatkalle!

Tutustu koko blogisarjaan:

1. Miksi ketterä kehittäminen on tärkeää sinunkin organisaatiollesi – mistä on kysymys ja kuinka pääset alkuun
2. Ketterän kehittämisen sanakirja – agilea a:sta ö:hön
3. Menestyvä organisaatio tukee tuoteomistajaa – näin pidät ketterän hankkeen pyörät pyörimässä
4. Näin viet ketterät arvot käytäntöön menetelmien avulla
5. Parhaat käytännöt ketterän osaamisen hankintaan – näin investoit oikein ja onnistut