Parhaat käytännöt ketterän osaamisen hankintaan – näin investoit oikein ja onnistut

Erityisesti julkisella sektorilla hankintojen haasteena on se, että ketterää osaamista ostetaan usein samalla tavalla kuin muitakin hankintoja on tehty jo vuosikymmeniä. Tämä ei palvele ketterää kehittämistä, jossa onnistumisen edellytyksiä ovat tiimin sisäinen vuorovaikutus, psykologisesti turvallinen kokeilukulttuuri sekä jatkuvaan muutokseen sopeutuminen.

Perinteiset hankintamallit on suunniteltu hankkeisiin, jotka toteutetaan niin sanotun vesiputousmallin mukaisesti. Tällöin osaamista ostetaan ennalta sovittujen suunnitelmien ja määritysten perusteella, kokonaisuus on pilkottu osiin, sen reunaehdot on lukittu ja hinnoittelumalli on joko kiinteä tai tavoitepohjainen.

Perinteinen hankintamalli voi heijastua myös itse työhön siten, että valmiiden askelmerkkien seuraaminen kannustaa tiimin jäseniä keskittymään ainoastaan omaan osaamiseensa. Lisäksi ketterässä kehittämisessä osaamisen tarve vaihtuu vaiheittain, eikä tiettyä osaajaa välttämättä tarvita alusta loppuun. Näistä syistä ketterän muutoshankkeen hallinta perinteisellä mallilla käy raskaaksi ja kalliiksi.

Hankintalaki asettaa julkisille hankinnoille juridiset raamit, mutta tarjoaa lukuisia mahdollisuuksia edistää organisaation kypsyyttä toimia ketterästi, kuten esimerkiksi projektimallin auki jättävät puitejärjestelyt ja dynaamiset hankintajärjestelmät. Näiden lisäksi kannustamme kehittämään kilpailutusprosessia, johon keskitymme seuraavaksi.

Nopeus ja vertailukriteerit ratkaisevat hankinnan onnistumisen

Kilpailutuksen ensimmäisen osan tulisi erottaa jyvät akanoista, mutta todellisuus on usein toinen. On tavallista, että ketterän osaamisen arviointi on vielä sen jälkeen vaikeaa tai jopa mahdotonta, eikä ensimmäisessä vaiheessa välttämättä ole aikaa tarkempaan laadulliseen vertailuun.

Hankintaprosessien nopeus kulkee käsi kädessä hankkeen onnistumisen kanssa, sillä mitä nopeammin hankinta kyetään tekemään, sitä varmemmin siihen pääsee myös osallistumaan ensimmäisessä vaiheessa tarjottu osaajakokoonpano. Hankintatiimin on olennaista osata arvioida tarjoajia laaja-alaisesti, mikä on yleisesti ottaen helpointa moniammatilliselle hankintatiimeille. Arvioinnissa on hyvä olla mukana myös kolmannen osapuolen puolueeton edustaja.

Kilpailutuksen toisessa osassa keskeiseen rooliin nousee vertailukriteerien huolellinen valinta – hyvällä kriteerien suunnittelulla voi edesauttaa saapuvien tarjousten vertailtavuutta sekä tarjoajien kykyjen selvittämistä. Arvioinnissa on eduksi, jos laadullista arviointia voi tehdä muutoinkin kuin pelkkää muodollista osaamista taulukoimalla. Paras tapa on laittaa tiimi tekemään yhteistyötä, jota vasten arviointikriteereitä peilataan. Tässä ei riitä, että tarjoajalla on paljon kokemusta samankaltaisista projekteista, vaan hankinnassa on osattava pisteyttää esimerkiksi tiimin kyvykkyyttä ratkaista ongelmia, yhteispeliä, tehtävien jakamista ja siiloutumisen välttämistä.

Johtamisen näkökulmasta on syytä tarkastella, keskittyykö tiimi saavuttamaan asetetun tavoitteen vai joutuuko se täyttämään etukäteen määriteltyä vaatimuslistaa ja raportteja. Esimerkiksi psykologista turvallisuutta voidaan arvioida perustuen siihen, uskaltavatko tiimin jäsenet tuoda esiin mielipiteitään sekä kuinka niihin suhtaudutaan. Samalla tulisi muistaa ketteryyden ydinajatus: valmiita oikeita vastauksia ole olemassa.

Ketterän ohjelmisto-osaamisen erityispiirteitä

Ohjelmistohankkeissa erityisesti Scrum Masterin fasilitointikykyyn kannattaa kiinnittää huomiota. Kokemuksemme mukaan hänen työskentelytapansa vaikuttavat kaikkein eniten onnistumisiin pitkällä aikavälillä. Muita kriteerejä voivat olla esimerkiksi palvelumuotoiluvaiheessa luotu konseptikuvaus, user story -tason vaatimukset, tarkat UX/UI-kuvaukset, tekninen arkkitehtuuri, määritellyn viitekehyksen mukainen toimintatapa, testauksen huomiointi suunnitelmassa sekä kyky reagoida nopeisiin muutoksiin.

Lue lisää ketterästä ohjelmistokehityksestä tästä.

Huomiota ei tule kiinnittää yksittäisiin henkilöihin vaan kokonaisuuteen – eräs tärkeä ja helposti pisteytettävä kriteeri onkin tiimin diversiteetti. Esimerkiksi pelkästään senior-tason osaajista muodostuva tiimi ei välttämättä toimi yhteen parhaalla mahdollisella tavalla, eikä heidän kokemustaan tarvita samalla laajuudella kaikissa hankkeen vaiheissa. Suosittelemme keskittymään arvioinnissa 1–3 ydinhenkilöön sekä valitsemaan muut tiimin jäsenet joustavasti. Onnistumisen todennäköisyyttä kasvattaa myös se, että hankitaan kerralla todistetusti hyvään yhteistyöhön kykenevä tiimi, jolla on jo vakiintuneet toimintatavat.

Tämä kirjoitus on ketteryyteen keskittyvän blogisarjamme kuudes ja viimeinen osa.

Tutustu koko blogisarjaan:

1. Miksi ketterä kehittäminen on tärkeää sinunkin organisaatiollesi – mistä on kysymys ja kuinka pääset alkuun
2. Ketterän kehittämisen sanakirja – agilea a:sta ö:hön
3. Menestyvä organisaatio tukee tuoteomistajaa – näin pidät ketterän hankkeen pyörät pyörimässä
4. Näin viet ketterät arvot käytäntöön menetelmien avulla